El marco jurídico mexicano en materia aduanera y de comercio exterior ha evolucionado hacia un modelo de cumplimiento más estricto y controlado.  Las autoridades ya no solo exigen que los importadores identifiquen cual es la mercancía objeto de la importación, sino también que acrediten bajo que términos y condiciones se realiza la operación de comercio exterior: cuándo debe cumplirse, cómo y dónde se ejecuta, con quien, cual es la relación entre las partes y la intención comercial que las sustenta, entre otros elementos, que, en conjunto, demuestren la materialidad de la operación, es decir, que existe, es real, es verificable y efectivamente se realizó.

Los importadores deben mantener un expediente electrónico por cada operación que incluya el pedimento y anexos documentales, tales como facturas, comprobantes de pagos, información de valoración, transporte, origen, fianzas, cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias, identificación técnica y comercial de mercancías (peso, volumen, números de serie, partes, marca, modelo, etc.), entre otros.

Sin embargo, esto ya no es suficiente. Las recientes reformas a la legislación aduanera han ampliado estos requisitos a documentación adicional que demuestre que efectivamente se realizó la operación de comercio exterior, y que deberá incluir todos aquellos que acrediten que las mercancías efectivamente se destinaron al régimen aduanero consignado en el pedimento o en el documento aduanero que corresponda, y que además permitan comprobar que el valor declarado ha sido determinado de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables de la legislación.

Contratos que Acreditan la Operación de Comercio Exterior

Dentro de la documentación adicional destinada a demostrar la materialidad de la operación de comercio exterior y que forman parte del expediente electrónico del importador, se incluyen de forma preponderante los contratos celebrados entre el importador y sus proveedores o clientes.  En términos generales, estos se refieren a:

• La compra de las mercancías o servicios que correspondan a las mismas.
• El arrendamiento o propiedad de instalaciones donde se almacenan las mercancías importadas o donde se lleva a cabo la producción.
• El arrendamiento o propiedad de maquinaria y equipo utilizados en la operación.
• Servicios especializados de transporte, manejo, almacenamiento o producción.
• Derechos de uso y comercialización de propiedad intelectual, en su caso.

Es importante mencionar que además de los contratos, las disposiciones legales aplicables también contemplan otros documentos que, en ausencia o como complemento de aquellos pueden resultar necesarios según la naturaleza de la operación, tales como convenios modificatorios y sus anexos, órdenes de compra, títulos de propiedad, comprobantes de pago y demás documentación relacionada.

En base a lo anterior, se configura una expectativa normativa conforme a la cual la autoridad presupone la existencia de documentación suficiente que le permita verificar los términos y condiciones económicos y jurídicos pactados por el importador con terceros, así como la sustancia y trazabilidad de la operación.  

Contratos Anexos a la Manifestación de Valor

Por otro lado, respecto a la documentación y medios de prueba necesarios para comprobar el valor declarado de la mercancía objeto de la operación, la legislación aduanera establece que el importador deberá proporcionar anexo a la manifestación de valor ciertos elementos, entre los que se incluyen: los contratos y, en su caso, órdenes de compra relacionados con la transacción de la mercancía.  

En este contexto, una orden de compra podría resultar suficiente, siempre que contenga los elementos esenciales de un contrato y que sus términos y condiciones sean claros, completos y consistentes con el expediente electrónico de la operación. No obstante, si bien la disposición incorpora la expresión “en su caso” respecto de las órdenes de compra (lo que sugiere que estas serán exigibles únicamente cuando existan), los “contratos” aparecen de manera directa y sin condicionante.

Así, si bien puede subsistir un debate técnico sobre la obligatoriedad formal de contar con un contrato y/o una orden de compra en todos los casos, desde una perspectiva conservadora y de cumplimiento reforzado, la ausencia de un contrato y, en su caso, de una orden de compra, podría ser interpretada como una debilidad en la acreditación del valor declarado y de la materialidad de la operación. 

En consecuencia, contar con dicha documentación no solo constituye una buena práctica comercial, sino que, en el contexto actual de fiscalización aduanera, se trata de un elemento prácticamente indispensable dentro del control y verificación de cumplimiento en la operación aduanera y de comercio exterior.

Generalidades de los Contratos

En general, los contratos (o la documentación que permita verificar los términos y condiciones económicos y jurídicos pactados por el importador con terceros) deben ser consistentes y alineados con la documentación del expediente electrónico del importador.  Es decir, los datos e información en su conjunto deben ser congruentes y reflejar la simetría de la operación, permitiendo sustentar adecuadamente la determinación del valor en aduana de las mercancías.  

Como punto de partida, y atendiendo a la naturaleza específica de cada operación, se debe establecer e identificar plenamente:

• Las partes involucradas 
• La calidad jurídica de cada parte (vendedor, comprador, arrendador, arrendatario, prestador de servicios, etc.), según corresponda respecto de la materia prima, maquinaria, equipo y productos terminados
• El objeto y alcance del contrato
• La fecha de firma, inicio y vigencia
• El precio a pagar, lugar, tiempo y forma de pago.  En su caso, tipo de cambio
• Asignación de riesgos y contratación de seguros
• Condiciones de transporte, flete y lugar de entrega
• Actividades de carga, descarga y manejo de las mercancías
• Asignación de responsabilidades aduaneras, arancelarias y de cumplimiento
• INCOTERM pactado, cuando resulte aplicable
• Otros cargos y elementos que afectan el valor de la mercancía

Adicionalmente y para mayor certeza, los contratos pueden incluir ciertas cláusulas relevantes, tales como: restricciones laborales y de subcontratación, legislación aplicable, competencia y jurisdicción, actos fuerza mayor, idioma, notificaciones, terminación, cancelación, rescisión, cesión, modificaciones, relación o independencia de las partes, entre otras.  

Asimismo, los importadores deben solicitar a la otra parte la documentación que acredite su existencia legal y facultades de representación, tales como escrituras constitutivas y poderes notariales, permisos, autorizaciones, identificaciones, etc., que evidencien su existencia legal, domicilios, facultades legales, etc.  Además, es conveniente validar el objeto social, números o registros de identificación fiscal, nombres, firmas, entre otros detalles que permitan verificar la legitimidad y capacidad jurídica de las partes.  

La planeación temprana para formalizar un contrato es esencial. El importador debe prepararse para un proceso que puede ser formalista y prolongado, de múltiples rondas de revisión y negociación, de semanas, meses o incluso años.  

El punto de partida para cualquier de los documentos que permita verificar los términos y condiciones económicos y jurídicos pactados por el importador con tercero, ya sea el contrato y orden de compra, es cerciorarse de que existan los elementos esenciales del contrato: a) consentimiento, y b) el objeto del contrato que sea posible y lícito.  

Si bien la legislación mexicana reconoce que el consentimiento puede manifestarse de forma expresa (verbalmente, por escrito, por medios electrónicos u ópticos, por cualquier otra tecnología o por signos inequívocos), o de forma tácita (hechos o actos que lo presuponen o que autorizan a presumirlo), para efectos de que el importador acredite la materialidad de la operación y cumpla con el requisito de incorporarlo al expediente electrónico, resulta altamente recomendable que el contrato se documente por escrito y cuente con la firma de las partes.  

Conclusión

En Mexico, a partir de la reciente reforma aduanera, los contratos se han convertido en una pieza estratégica de la operación aduanera y de comercio exterior, al constituir ahora un requisito indispensable del expediente electrónico del importador y un elemento relevante para la acreditación del valor declarado y la materialidad de la operación.

Un contrato sólido, técnicamente estructurado y congruente con el resto de la documentación soporte, no solo aporta certeza jurídica a las partes, sino que fortalece la posición del importador frente a eventuales facultades de comprobación, al permitir demostrar la sustancia económica y jurídica de la transacción.  Más que un requisito formal, el contrato se consolida como una herramienta probatoria estratégica dentro del actual marco regulatorio. 

La planeación temprana del contrato, la adecuada identificación de sus elementos esenciales y su debida documentación por escrito constituyen hoy medidas preventivas clave dentro de un entorno de fiscalización cada vez más técnico y documentado.

Este es el momento oportuno para que los importadores cuenten con contratos que les brinden certeza jurídica y mitigue riesgos legales.   En este contexto, la formalización contractual deja de ser únicamente una práctica de orden corporativo o comercial para convertirse en un componente esencial del esquema de cumplimiento aduanero y de comercio exterior.

Aviso legal: El presente artículo tiene fines exclusivamente informativos y no constituye asesoría legal por parte de la Baumiller Law PLLC, sus integrantes ni de la autora. La aplicación de las disposiciones aduaneras y de comercio exterior depende de las circunstancias específicas de cada operación. Se recomienda obtener asesoría especializada antes de tomar cualquier decisión basada en el contenido de este documento.  Envie sus valiosos comentarios y aportaciones a bob@braumillerlaw.com y brenda@braumillerlaw.com.